日本人的辦公室收納術

做事嚴謹講求規律的日本人,整理起東西也是要求清楚得分類與收納。

在工作場合更是如此,小至報告書的格式大至辦公桌的整潔,都是被周遭同事評比的一部分,大部分的人甚至相信,辦公桌雜亂不堪的人工作能力也不佳。

在如此嚴苛的社會眼光下,造就了日本人的收納本事。

以下列出日本人的辦公桌收納重點讓大家參考,不但可保持工作環境的整潔,還能提升工作效率。

1. 資料類的整理

手中案件的文件資料整理時分成三大類「已處理」、「進行中」、「未處理」。

將資料夾貼上分類標記,或是以不同顏色資料夾作為區分,主要目的是讓自己能清楚找到手中的資料文件,並且掌握工作進度、隨時調整工作時程。

永久保管的資料,使用資料夾及標籤來分門別類。

標籤上的註記要清楚明白,例如:xx年簽訂合約書、員工薪資明細,切勿只標記日期或單詞,例如:x年x月、  薪資。找尋相似資料時,才不會發生需要一件一件打開來看的情況,反而降低工作效率。

 

 

2. 桌上小物的整理

打開日本樂天網頁,不難發現販售著各式各樣收納桌面物品用的桌上架(机上ラック)。

主要功能就是收納文具、筆記…等等可能會散落在桌面上的東西,或是讓螢幕、印表機之類的電腦周邊器材可以放置在一起。

若不知道究竟該選擇甚麼樣的款式,建議從造型最簡單的入手,只要能在桌面上創造分層空間,就能收納較多物品。

 

 

3. 個人私物的收納

在日本公事與私事是相當清楚分開的,大部分的公司,在工作時間是禁止員工在電腦上同時使用私人的通訊軟體或是社群網站,辦公桌上也盡量不放置與工作無關的私人物品。

辦公室內的個人物品,通常都收納進抽屜底層,或是另外打造桌下的收納空間。

不但桌面要保持整潔,偶爾會被瞄到的桌子底下,也是不能太過髒亂,也因此除了抽屜櫃以外,延伸出了許多種桌下收納的小道具。

 

只要把握住以上三點,就能輕鬆打造一個整潔有秩序的工作環境。就算不能把辦公桌整理的十全十美,也至少能整理得有條理些。給上司與同事留下好印象,就從辦公桌開始吧!